Преимущества облачных сэд. Документы в облаках. Плюсы и минусы облачных СЭД

Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.

Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.

Функциональные особенности облачной СЭД:

· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.

· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.

· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.

· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна

· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам

Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.

Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.

Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.

Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»

Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.

Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.

Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.

Вот некоторые возможности этого решения:

· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.

· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.

· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.

· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.

· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.

· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.

· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.

· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.

Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.

Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).

Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.

При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.

Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.

При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.

Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.

Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».

Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:

· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;

В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).

Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.

· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;

· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;

· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;

· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.

Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.

В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.

В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.

Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.

По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.

Для индивидуальных пользователей и организаций:

Для студентов и преподавателей:

Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.

Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:

1. Конфиденциальность

1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.

1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.

1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.

2. Защита информации

2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.

2.2. Комплексная защита информационных потоков.

2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.

2.4. Гибкая защита от спама.

3. Надежность

3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.

3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.

3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.

3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.

Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.

Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:

ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.

ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.

ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).

ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.

Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.

Транскрипт

2 ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся удобством подобных инструментов скрываются проблемы поиска информации и нарушения ее конфиденциальности, разрозненного хранения документов и накопления большого количества дублей. Преодолеть «информационный хаос», повысить эффективность и результативность работы помогут системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), такие как DirectumRX. DirectumRX выводит процессы средних компаний на новый уровень: ускоряет документооборот; обеспечивает прозрачность взаимодействия сотрудников; повышает контроль исполнительской дисциплины; упорядочивает делопроизводство, работу с договорами и счетами; позволяет наладить обмен электронными документами с контрагентами; обеспечивает эффективное управление проектами. DirectumRX гарантирует порядок в документах и процессах.

3 Представителям среднего бизнеса требуются полноценные ECM-возможности для автоматизации документооборота, однако крупные корпоративные системы для них зачастую избыточны и слишком дороги. Кроме того, построение собственной IT-инфраструктуры требует значительных временных ресурсов, что может служить препятствием для развития основной деятельности организации. Виртуальные мощности из «облака», в отличие от покупки оборудования и ПО, позволяют получить быстрый результат без каких-либо капитальных инвестиций и найма IТ-персонала. Но стоит помнить, что далеко не все облачные сервисы обладают достаточной функциональностью для ведения документооборота и могут быть адаптированы под индивидуальные бизнес-процессы компании. Константин Истомин Исполнительный директор компании DIRECTUM: Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с богатыми возможностями при минимальных начальных затратах. Именно с учетом этих требований мы создали DirectumRX. DirectumRX ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS «ПО как услуга». Идея DirectumRX основана на подходе «Rich Cloud System» РЕШЕНИЕ ДЛЯ СРЕДНИХ КОМПАНИЙ

4 БОГАТАЯ ОБЛАЧНАЯ СИСТЕМА В рамках концепции Rich Cloud System ECM-система DirectumRX объединяет в себе лучшие характеристики облачных (SaaS) и локальных (On-premise) решений. Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание SaaS Доступ в любое время из любого места SaaS Быстрый старт работы SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Попробуйте демо на rx.directum.ru Богатый функционал ECM-системы Интуитивно понятный удобный интерфейс Возможность адаптации под бизнес-процессы

5 Все это дает возможность решать задачи средних компаний без утяжеления системы. ПРЕИМУЩЕСТВА Функциональность и гибкость Из «коробки» доступны мощные решения по автоматизации ключевых бизнес-задач: управление документами и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, совещания и проекты. И вы можете настраивать их функции под особенности процессов вашего предприятия. Легкий и удобный интерфейс Работа аналогична проводнику Windows и Microsoſt Outlook. Визуальные обложки и графическое представление данных ускоряют работу. Система анализирует действия сотрудников и подсказывает нужные функции, гибко рассчитывает сроки исполнения задач по сквозным бизнес-процессам. Распределенная и мобильная работа Поддерживаются единые регламенты, шаблоны документов, правила конфиденциальности при работе территориально удаленных подразделений с учетом разницы в часовых поясах. Всем сотрудникам доступны мобильные приложения с возможностью работать как online, так и offline. Обмен электронными документами с контрагентами Больше не нужно задумываться, что автоматизировать в первую очередь: внутренний или внешний документооборот. В систему встроены возможности обмена документами с контрагентами через сервисы, такие как Synerdocs. Поддерживается роуминг с ключевыми операторами обмена. Преимущества DirectumRX реализованы в функциональных возможностях системы

6 РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Управление документами: единый корпоративный архив документов легкое потоковое сканирование шаблоны с автоподстановкой данных права доступа и электронная подпись версии документов и история работы связывание документов по тематике удобный и быстрый поиск Бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников: легкая постановка задач контроль исполнительской дисциплины сквозная переписка по группам работ соблюдение регламентов согласования управление совещаниями Упорядоченное делопроизводство: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов отслеживание местонахождения документов вынесение резолюций и выдача поручений контроль исполнения принятых решений

7 Комплексное управление договорами и счетами на оплату: шаблоны договоров и приложений регламенты согласования и оплат единые реестры и контроль обязательств учет наличия оригиналов документов РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Обмен электронными документами с контрагентами: быстрое подключение к сервисам обмена легкая отправка приглашений к обмену контрагентам отправка, обработка и контроль возврата документов в одном интерфейсе Эффективное управление проектами на всех стадиях: единый реестр проектов компании шаблоны проектных документов автоматическое назначение прав доступа согласование и утверждение документов по регламентам И это дешево

8 УДОБНЫЕ ТАРИФЫ Выбирайте необходимое количество пользователей и период подключения (месяц, квартал или год). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Количество пользователей 10 сотр. 25 сотр. 50 сотр. 75 сотр. 100 сотр. Доступный объем данных 20 ГБ 50 ГБ 100 ГБ 150 ГБ 200 ГБ Стоимость базового тарифа* 3340 р р р р р. Управление документами Бизнес-процессы и Совещания Делопроизводство Договоры и Счета на оплату Обмен с контрагентами Мобильное приложение Jazz Мобильное приложение Solo р р р р р р р. Проекты р р р р р. Интеграция с 1С р р р р р. Полная информация о тарифных планах на сайте rx.directum.ru * При подключении к DirectumRX на 1 месяц.

9 Подключение к системе только начало. Следующий шаг настройка процессов, регламентов, обучение и поддержка пользователей. Варианты настройки бизнес-процессов и внедрение системы КЛИЕНТСКАЯ ПОДДЕРЖКА Самостоятельное внедрение: только обучение команды заказчика работе в системе, реализация проекта своими силами. Поддержка внедрения: обучение команды и онлайн-консультации по организации работ и начальной настройки системы. Выезд экспертов при необходимости. Внедрение «под ключ»: полное руководство проектом нашими специалистами. Гарантируем достижение целей внедрения, а результатов заданным показателям эффективности. Обучение работе в системе Курс администратора (24 ч., 3 рабочих дня): включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе. Семинар для пользователей (3 ч.): ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании. Поддержка и сопровождение методологическая поддержка в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов; дополнительная настройка системы нашими экспертами; техническая поддержка. А еще это безопасно

10 ГАРАНТИИ Существует множество мифов о надежности облачных технологий. Причина недостаточная осведомленность пользователей и большое количество недостоверной информации. Мы уделяем большое внимание аспекту безопасности работы в облаке. DirectumRX гарантирует*: Конфиденциальность ваших данных. Нами разработан целый ряд организационных, административных и технических мер, направленных на обеспечение безопасности вашей информации. Доступность от 99% времени оказания услуги, реализованная за счет стабильно высокого качества работы сервиса. Сохранность ваших данных. Резервное копирование и мониторинг работоспособности выполняются в режиме 24/7, что гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение. * Все гарантии и обязательства по предоставлению услуг DirectumRX зафиксированы в SLA (Service Level Agreement; соглашение об уровне предоставления услуги). Наши клиенты ценят это

11 Крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ Автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами позволила нам вывести эффективность работы компании на новый уровень. DirectumRX полностью отвечает нашим требованиям как с точки зрения технических характеристик, так и в части удобства работы пользователей. Игорь Рогозин Руководитель отдела информационных технологий Cистема онлайн-бронирования и покупки билетов на культурные и спортивно-массовые мероприятия Компания DIRECTUM предлагает быстрое внедрение, а настройка бизнес-процессов не вызывает затруднений, специалисты DIRECTUM всегда на связи и готовы помочь. Евгения Попова Руководитель административного отдела

12 Управлять документами и процессами легко DirectumRX облачная система электронного документооборота для автоматизации среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением пользователей. Хотите узнать больше? Посетите наш сайт rx.directum.ru и получите доступ к демостенду Ижевск +7 (3412) Москва +7 (499)

Облачный документооборот ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся

Облачный документооборот: затраты, выгоды, эффект Наши эксперты Василий Бабинцев Директор по маркетингу Дмитрий Петров Руководитель направления DIRECTUM по работе со средним бизнесом Big Data ACM в России

Lean и ECM: бережливый подход к эффективности в кризис Василий Бабинцев Директор по маркетингу Экономика индекс российского фондового рынка индекс американского рынка Культура отношений Информационная

1С:Документооборот КОРП для Украины 2.0 новый уровень управления бизнес-процессами Внедренческий центр ABBYY Украина Пилипчук Анастасия 1С:Документоборот КОРП для Украины - современная ECM-система (Enterprise

Управление документами и архивом автоматизация бизнес-процессов интеграция приложений ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ Работа с бумажными документами ведется архаично, для согласований и контроля используется электронная

РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД в организации! Скорость принятия

Для среднего и крупного бизнеса Компания HAULMONT международная компания-разработчик автоматизированных систем управления деятельностью предприятий (Россия, Великобритания, Франция, США). Центр разработки:

ИНФРАМЕНЕДЖЕР SERVICE DESK ВОЗМОЖНОСТИ ИнфраМенеджер Service Desk предназначен для автоматизации полного цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки. обслуживание пользователей (Service Desk)

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Оffice 365 подходит для бизнеса любого размера Возможность покупки как пакетных предложений, так и отдельных сервисов Оперативное

СЭД 3 в минимальной поставке подразумевает поставку 50 х лицензий и 1 лицензии на систему потокового сканирования. Указанные цены могут быть изменены в 2016 году в зависимости от складывающейся экономической

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace Возможности и преимущества Задача системы DocSpace Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному

Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Система управления бизнесом...и любой другой элемент вашего бизнеса в Lement Pro! до 30 % рабочего времени все руководители тратят

2 «Возможность разделения пользователей на профили в зависимости от их ИТ-потребностей и применение к ним разных схем лицензирования» «Упрощение лицензирования локального ПО и облачных служб» «Учет существующих

Решение на платформе Alfresco Система SX-Government Soft Xpansion International ECM система: Управление содержанием и процессами Центр предоставления административных услуг Автоматизация HRпроцедур Обращения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами Docsvision Платформа 5 прайс-лист Руководство пользователя (PDF, 11,3 Mb) Руководство администратора (PDF, 3,76 Mb) Руководство по настройке

1 «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины» Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Учет рабочего времени «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»

Применение 1С:Документооборот Официальный партнер для решения бизнесзадач 1-й казахстанский 1С Форум для корпоративных клиентов 12 ноября 2015, Отель "Radisson Hotel Astana" Сергей Шеметов, Андрей Гуркин

СПО-решения и услуги для органов государственной власти ПингВин Софтвер Информация о компании ПингВин Софтвер сервисная ИТ-компания полного цикла, оказывающая услуги по внедрению, интеграции решений, развитию,

Группа компаний ЛАНИТ Департамент сетевой интеграции Интеграция мобильных устройств в корпоративную сеть 2013 Корпоративная мобильность Постоянный доступ к корпоративной информации Постоянная подключённость

Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года Что такое ECM? Enterprise Content Management управление корпоративными информационными

АУТСОРСИНГ ИТ-УСЛУГ ПРЕИМУЩЕСТВА ИТ-АУТСОРСИНГА Выполнение работ квалифицированными и клиентоориентированными ИТ-специалистами Непрерывность обслуживания ИТ-систем без отпусков и больничных Высокая прозрачность,

Облачные технологии в бизнесе Абуриков Х.Х. ФГБОУ ВО «Дагестанский государственный университет» Махачкала, Россия. Cloud technologies in business Aburikov H.H. Dagestan State University Makhachkala, Russia.

КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Система электронного документооборота Функциональные возможности Система электронного документооборота КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Назначение Система позволяет не только автоматизировать

Ключевые требования к информационной системе управления бизнесом для проектной компании Данный документ определяет состав ключевых бизнес-процессов для проектной компании с целью формирования требований

АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ОБ АУТСОРСИНГЕ ПЕЧАТИ АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ комплексная услуга АМТЕЛ-СЕРВИС, обеспечивающая заказчикам бесперебойную работу печатной техники и значительно снижающая затраты на печать. Экономия

Singlepoint точка опоры вашего успеха Удобная система проектирования и автоматизации полного жизненного цикла любых бизнес-процессов Вашей компании требуется наладить успешное взаимодействие между сотрудниками?

1С:Документооборот 1С:Документооборот современная система для управления документами и процессами 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного

#CloudMTC: виртуальный дата-центр Что такое #CloudМТС: виртуальный дата-центр? Это облачный сервис с удобным сетевым доступом к вычислительным ресурсам МТС (серверам, устройствам хранения данных, приложениям

Условия технической поддержки продуктов компании Форсайт 12/12/2017 Служба технической поддержки 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru СОДЕРЖАНИЕ Определения... 3 Общие положения... 5 Уровни

Чернышов Алексей Команда 1С-Коннект Готовое решение для техподдержки ваших клиентов О чем и для кого доклад? Автоматизация поддержки пользователей становится более предсказуемой и эффективной, если компания

ОПИСАНИЕ «БАРС.Мед» - универсальное решение для автоматизации деятельности медицинских учреждений различной специализации и масштаба: от небольших узкоспециализированных клиник до многопрофильных стационаров

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Преимущества перехода на Office 365 Единый инструмент для выполнения рабочих задач Делайте резервное копирование файлов

Разработка и внедрение решений на платформах Microsoft SharePoint и Project О нас Компания Ulteam (ООО Алтим) обеспечивает разработку, внедрение и поддержку решений на базе продуктов Microsoft SharePoint

2010 СЭД WSS Docs Краткий обзор решения Документ описывает систему электронного документооборота WSS Docs, реализованноую на платформе MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Что такое WSS Docs WSS

Управление конфликтами в условиях внедрения ITSM Опыт использования Conflict Management System в государственном сегменте Бакланов Игорь Президент [email protected] Компания Wellink www.wellink.ru Тел.:

Портал проектного управления ОТР.Призма ОТР.Призма портал проектного управления и система мониторинга. Реализована на платформе с открытым исходным кодом LifeRay, разработана с учетом лучших практик ведения

Www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Методические рекомендации по внедрению и использованию Оглавление Введение...3 Назначение...3 Позиционирование...3 Профиль пользователя...3

Дата 2011 Вадим Ипатов Технологии Lotus для оптимизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства, совместной работы над документами 2009 IBM Corporation Современные бизнес ценности

ОАО «ТЕВИС» внедряет СЭД на базе платформы DocsVision 1 августа 2011 года в ОАО «ТЕВИС» началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision

РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЯДРО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ ОСНОВ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ (BIM) СОДЕРЖАНИЕ Цели и задачи Функциональная архитектура Функционально-технологическая архитектура

ОБЛАКО «Изумрудная Долина»: Система Электронного документооборота Опоры России Содержание Предпосылки Условия Технологии 1С для организации облака Вопросы безопасности организации облака Опора России в

Облачные технологии Мифы и реальность Мария Бартенева Директор по консалтингу [email protected] www.telecomguard.ru Повестка Основные понятия Мифы Выводы 2 Что такое «Облако»? Оборудование Вычислительные

Система электронного документооборота для органов государственной власти с использованием свободного программного обеспечения (СПО). Лучшие практики и решения Артем Захаров Менеджер продукта Логика ECM

Самое лучшее для современного малого и среднего бизнеса Менеджер по развитию направления облачных решений в сегменте малого и среднего бизнеса по России. Ноябрь 2015 Локальное размещение Гибридная среда

Инновации в области управления персоналом: SAP HCM On-premise SuccessFactors - облачные технологии в HR-процессах Татьяна Богуш, архитектор бизнес-решений по управлению персоналом, SAP CIS 1 Лучшие решения

ВИРТУАЛЬНЫЙ ЦОД Развитие облачных услуг Оперативная модернизация ИТ-инфраструктуры Оптимизация текущих затрат на поддержание действующей инфраструктуры Обеспечение защиты и безопасности хранения корпоративной

На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.

Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.

Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.

Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».

Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?

Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:

Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.

Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).

Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.

В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.

Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».

Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.

Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:

• инфраструктура как услуга (IaaS)

Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;

• платформа как услуга (PaaS)

— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);

• ПО как услуга (SaaS)

— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *

Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).

С определениями и моделями услуг немного разобрались.

Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.

Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *

С кого же начались такие сказочные услуги?

Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.

Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?

Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.

Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?

Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.

Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.

В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.

Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.

Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).

Делопроизводство и документооборот - важные вспомогательные процедуры системы управления компанией, фактически формирующие структуру ее управленческих процессов, непосредственно влияющих на работу организации в целом. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться дорого для компаний. Сервисная модель и облака позволяют значительно расширить целевую аудиторию систем управления электронным документооборотом. Большинство производителей систем электронного документооборота (СЭД) ориентируются на компании и организаций с выраженной территориальной распределенностью и достаточно большим количеством рабочих мест. Именно такие компании остро нуждаются в оптимизации документооборота и организации электронного взаимодействия. Однако далеко не каждая компания имеет достаточно ресурсов для оплаты «входного билета» в процесс внедрения СЭД. Предоставление услуг документооборота по модели SaaS (Software as a Servise) оказывается вполне приемлемы для организаций любого размера и профиля, предъявляющих различные требования к защите информации.

Функциональность СЭД

По функциональности СЭД можно разделить на (рис. 1): классические решения автоматизации документооборота, востребованные преимущественно государственными заказчиками - функциональность и интерфейсы здесь давно определены; системы управление документацией (отраслевой, нормативной, распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ); системы управления произвольными процессами.

Архитектура облачных СЭД

Любая современная СЭД вне зависимости от того, на какой концепции базируется методика ее продаж и какие процессы она автоматизирует (делопроизводство, документооборот, информационную поддержку моделей управления), построена на основе трехзвенной архитектуры (рис. 2). В основании находится СУБД и при необходимости система криптографической защиты. Второй и третий уровни заняты системными и прикладными сервисами, а также сервером приложений. Имеется еще четвертый уровень, включающий интерфейсные решения, позволяющие создать максимально функциональный интерфейс для конкретного устройства (настольного ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона и пр.).

В основании лежит промышленная СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входит безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического (IBM Lotus Domino/Notes). Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, а также система обеспечения информационной безопасности с поддержкой крипографических процедур, электронной подписи.
В облачной системе хранение данных может осуществляться как в едином, выделенном хранилище, так и распределенно, например, по месту ввода документов в систему, что может быть особенно актуально при облачной автоматизации документооборота организации с большим количеством офисов, находящихся в различных регионах.

В качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом. Заметную долю этой части рынка составляет платформа Lotus. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них представлены в виде прямоугольных таблиц, то данные в Lotus Domino хранятся иерархически, то есть в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Этот подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой технологии занять заметное место в современном рынке СЭД-решений.

Немного особняком в данной группе стоит решение Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом, - SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса, тем не менее, подходы на основе SharePoint пока практически не реализованы в виде облачных СЭД.

У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.

Второй и третий уровни трехзвенной архитектуры реализует сервер приложений и разнообразные системные сервисы, ресурсы которых используются прикладными модулями СЭД - программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД. К примеру, в процедуре обработки входящей корреспонденции такой универсальный комплекс обеспечивает систему следующей функциональностью: нумерация документов; хранение контента документов (образ, текст); автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).

Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.

СЭД в «облачной» версии принципиально не отличается. Таким образом, для этой категории потребителей архитектурные аспекты решения, как и аспекты управления лицензиями, не важны.
Особняком в рассмотренной нами архитектуре является четвертый уровень, представляющий собой уровень интерфейсов пользователя (UI), предназначенных для организации удобного и полноценного взаимодействия конечного пользователя с СЭД как таковой, а также периферийного оборудованием, входящим помимо СЭД в комплекс рабочего места пользователя (сканер, принтер, сканер штрих-кода и т.д.).

Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:

. «Толстый» клиент. Наиболее старая СЭД, обеспечивающая однако полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД. Представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки: затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации. «Толстые» клиенты зависимы от типа операционной системы приложения. Такой подход считается достаточно устаревшим, и решения на его основе для облачных СЭД не используются.
. «Тонкий» клиент. Современная СЭД, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной сети организации, так и через vpn и сеть Интернет. Отсюда очевидны легкость в развертывании и обслуживании. Функционал такой системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки. В современных «облачных» СЭД такой вид интерфейса, не зависящий от платформы рабочего места, является основным.
. Мобильный клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Только решения на основе iOS и BlackBerry OS обеспечивают надлежащий уровень безопасности при передаче данных на телефон и обратно.

Современные системы электронного документооборота, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей, основной из которых является SaaS.
Большое количество именно архитектурных аспектов совпадают как для классических СЭД, так и для облачных. Тем не менее, облачные решения в области документооборота имеют и много отличий от обычных корпоративных информационных систем, которые практически исключают возможности редизайна классического СЭД-решения в облачное, чем в текущий момент и объясняется выраженно слабая представленность облачных решений в секторе систем электронного документооборота на отечественном рынке. В прошлом году таких систем официально было введено в промышленную эксплуатацию не менее трех, то в 2012-м разработчики обещают не менее пяти облачных документоориентированных решений. Новые решения должны привнести как технические, как и юридические новые подходы к возможностям лицензирования и биллинга, а также обеспечение взаимосвязи с государственными портальными решениями, системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Проблемы выбора

Если для компании задача выбора облачным документооборотом совпадает с первой автоматизацией документооборота вообще, то есть компания становится перед выбором «внедрять ли классическую СЭД, либо просто подключиться к имеющемуся облачному решению», финансовая выгода «облачного варианта» явно заметна. Но вопрос доверия к провайдеру облачного решения при этом может стоять достаточно остро. И здесь надо ответить на ряд вопросов: обеспечит ли провайдер реальную, а не декларируемую конфиденциальность хранимых в системе документов, будет ли своевременно делать резервное копирование данных и др.
Одним из ключевых документов, определяющих правоотношения между провайдером и клиентом является SLA (Service Level Agreement). Договор SLA в отличие от обычного договора оказания услуг подразумевает не только и не столько перечень выполняемых провайдером работ, а определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временные границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. В договоре четко определяются все временные границы решения возникающих инцидентов и проблем, определяются меры дисциплинарного воздействия на провайдера при неисполнении либо ненадлежащем исполнении обязательств.

Облачная СЭД или нет?

Несмотря на то, что SaaS-подход отлично функционирует во многих ситуациях, и существует большое количество доводов «за», внедрение в компании именно «облачной» СЭД пока встречает сопротивление. Какие критерии могут подсказать о том, как проводить автоматизацию документооборота?

Критерий 1. Стремительное увеличение объемов документооборота.
Для небольшой либо средней компании такой признак является первым сигналом к тому, что пора задумываться об автоматизации этой группы процессов. Стремительное увеличение объемов контента как внутри предприятия, так и между компаниями обусловило необходимость внедрения эффективных систем и технологий управления документооборотом. Web-сервисы дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять.
Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.

Критерий 2. Требуется ли компании единичное приложение или система из нескольких взаимосвязанных модулей?
Некоторым компаниям необходимы многочисленные функции, такие как возможность получать и отправлять почту из приложения; распознавание текста для преобразования факсов и отсканированных документов в текстовые документы, прочие функции для лучшей организации контента. Такие важные мелочи намного дешевле и качественнее может реализовать только провайдер.

Критерий 3. Какова необходимая скорость внедрения?
Традиционно этап закупки типового программного обеспечения, включающий в себя проведение тендера, разработку технического задания, тестирование и переговоры, может занять месяц, после этого наступает срок выполнения работ, что в условиях средней организации с 50-100 рабочими местами в СЭД составляет еще пару месяцев. При выборе облачной СЭД заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а окупаемость инвестиций наступит намного раньше.

Критерий 4. Существуют ли удобные инструменты миграции данных в облачную систему из СЭД, уже эксплуатируемой на предприятии. Какова вероятность того, что данные частично или полностью могут быть повреждены или утрачены? В свою очередь уже вам необходимо оценить риски, возникающие и во время миграции, и во время эксплуатации системы документооборота на облачной платформе.

Критерий 5. У вас ограниченный бюджет проекта? При внедрении «облачной» СЭД стартовые затраты значительно снижены и соизмеримы со стоимостью эксплуатации. Хотите ли вы сократить ваши стартовые затраты?
Приобретение типового программного обеспечения часто влечет за собой большие затраты на лицензии. Экспертная оценка стоимости типового пакета программ составляет приблизительно 15% от стоимости владения и эксплуатации этого приложения на протяжении 5 лет. При использовании облачного решения стоимость права собственности можно рассматривать как небольшой ежемесячный взнос, а не огромные капиталовложения.

Критерий 6. Необходима ли вам постоянно совершенствующаяся ECM система?
Если основное направление бизнеса компании быстроразвивающееся, то использование модифицируемой «облачной» СЭД может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в такой системе происходят одномоментно для всех, при этом установка дополнительного ПО исключена. Как следствие, поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.

Критерий 7. Можете ли вы оценить риски, которые возникнут при уходе провайдера информационной системы с рынка? Во многом ответом на этот вопрос являются технические решения, позволяющие осуществить миграцию данных как из самого облака, так и из резервных копий. С другой стороны, вероятность дискредитации документов, возникающая при изменении провайдера системы по прежде всего политической мотивировке подобных действий, может быть минимизирована за счет применения криптографических средств защиты информации надлежащей стойкости.

Критерий 8. Можете ли вы управлять вашим бизнесом по принципу Парето, когда основные возможности продукта могут решить максимум задач, возлагаемых на него? Если да, то внедрение на основе «облачной» СЭД подходит для рассматриваемой организации, если же функциональность более раздроблена, а также существуют задачи, которые с ее помощью совсем не решаются, значит реализация целей на основе выбранной «облачной» СЭД, скорее всего, сомнительна и требуется дополнительный анализ для принятия управленческого решения об автоматизации документооборота именно таким образом. Это происходит потому, что большинство хорошо спроектированных «облачных» систем предлагает большие функциональные возможности. Однако некоторые специализированные функциональные возможности предоставить не могут. Поэтому многие компании боятся, что потеряют гибкость. Но при более эффективном использовании допускается решение, при котором СЭД будет обеспечивать только стандартную функциональность. Другие функциональные возможности, требующиеся компании, могут быть реализованы дополнительно.

В.И. Берестова, доц. РГГУ

Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Типы облаков

Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями

Достоинства и недостатки облачных технологий

Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте

На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT -технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».

На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.

Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка. На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.

Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service ), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

Таблица №1 Типы Сервисов

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:

 облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;

 доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;

 возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;

 защищенность от вирусов в данной облачной технологии;

 отсутствие возможности потери данных.

Недостатки облачного хранения данных:

необходимо стабильное интернет-соединение;

привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.

Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software -as -a -Service или SaaS , что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS ? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.

К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:

уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;

не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;

не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;

удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.

Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.

Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.

К достоинствам услуги IaaS можно также отнести:

арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;

не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;

не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.

К недостаткам технологии IaaS можно отнести:

необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;

повышение арендной платы за любое масштабирование.

Интеграция как сервис (Integration -as -a -Service ) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.

Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.

Публичное облако - это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.

Частное облако (private cloud ) - это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:

высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;

сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;

эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;

детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;

возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.

Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.

Гибридное облако - это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».

На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:

почтовые облачные сервисы;

облачные офисные приложения;

облачные сервисы хранения файлов и контента;

среды для корпоративного разворачивания облака;

хостинговые облачные сервисы;

музыкальные облачные сервисы.

В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud , Microsoft Skydrive , Google Drive , Dropbox , Amazon Cloud Drive , Яндекс.Диск.

Рассмотрим некоторые из них, например:

Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.

Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.

В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.

Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.

В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:

осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;

работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;

работать в браузерах любых операционных систем;

просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;

не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;

пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;

объединять свою информацию с другими пользователями.

К недостаткам можно отнести:

Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;

Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;

Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.

По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним - для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.

Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.

Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.